Hochzeits-Checkliste: Was muss wann erledigt werden?
- Lumeria
- Apr 17
- 7 min read
Updated: 4 days ago
Die Planung einer Hochzeit umfasst viele Aufgaben, Fristen und Entscheidungen. Damit alle Schritte rechtzeitig erledigt werden und der Überblick nicht verloren geht, hilft eine strukturierte Hochzeits-Checkliste. Dieser Beitrag zeigt, welche Vorbereitungen in welchem Zeitraum sinnvoll sind – von den ersten Überlegungen bis zum Hochzeitstag.
Inhaltsverzeichnis
12 bis 9 Monate vor der Hochzeit: Die Grundlagen schaffen
Der offizielle Countdown läuft! Etwa ein Jahr vor der Hochzeit beginnt die spannende Phase der Planung – mit wichtigen Entscheidungen, die den Rahmen für euren großen Tag setzen. Wer jetzt gut organisiert startet, schafft sich eine solide Basis für eine entspannte Vorbereitung. In diesem Kapitel erfahrt ihr, welche Aufgaben zwischen 12 und 9 Monaten vor dem Hochzeitstermin anstehen und wie ihr mit Weitblick und Struktur viel Stress vermeiden könnt.
Wichtige To-dos im Überblick
Wunschtermin festlegen (inkl. Alternativen): Prüft Feiertage, Ferienzeiten und persönliche Kalender. Ein oder zwei Ausweichtermine erhöhen die Chancen bei stark gebuchten Locations und Standesämtern.
Budget realistisch planen: Setzt euch zusammen und besprecht, wie viel ihr insgesamt ausgeben wollt – und wie ihr das Budget auf die wichtigsten Bereiche verteilt (z. B. Location, Fotograf:in, Essen, Kleidung, Musik). Eine Excel- oder Online-Tabelle kann euch helfen, den Überblick zu behalten.
Gästeliste grob skizzieren: Ihr müsst noch keine finalen Namen festlegen, aber eine ungefähre Zahl hilft euch bei der Location- und Budgetplanung. Überlegt, ob ihr z. B. Kinder dabeihaben möchtet und ob ihr eine Trauung im kleinen Kreis oder mit großer Gesellschaft plant.
Location buchen: Ob Schloss, Garten, Gutshof oder Scheune – die beliebtesten Hochzeitslocations sind oft ein Jahr im Voraus ausgebucht. Sichert euch frühzeitig euren Wunschort für Feier und ggf. Trauung (z. B. Standesamt oder freie Zeremonie auf dem Gelände).
Stil und Motto festlegen: Elegant, boho, vintage oder naturverbunden? Jetzt ist die richtige Zeit, um gemeinsam ein visuelles Hochzeitskonzept zu entwickeln. Ein Moodboard mit Farben, Blumen, Dekostil und Kleidungsideen hilft euch, eine klare Linie zu finden.
Trauungsart klären: Möchtet ihr standesamtlich, kirchlich oder frei heiraten – oder eine Kombination daraus? Informiert euch über Fristen, Orte und Voraussetzungen und meldet ggf. schon euer Standesamt an, wenn die Terminvergabe frühzeitig startet.
Hochzeitsplaner:in ja oder nein? Falls ihr euch professionelle Unterstützung wünscht, solltet ihr euch jetzt um eine:n Hochzeitsplaner:in kümmern – ob für die gesamte Planung oder nur als Tagesbegleitung zur Koordination vor Ort.
Verlobung feiern oder fotografisch festhalten: Viele Paare nutzen diesen Zeitraum auch für ein Verlobungsshooting, um Fotos für die Save-the-Date-Karten zu haben – oder sie feiern mit Familie und Freunden ein kleines Fest zur Verlobung.
Bonus-Tipp: Alles an einem Ort bündeln
Richtet euch einen zentralen Planungsordner ein – digital (z. B. mit Google Drive oder Notion) oder analog. Hier sammelt ihr Verträge, Angebote, Checklisten, Inspiration und To-dos. Das spart Zeit und Nerven, vor allem wenn ihr mit mehreren Dienstleistern oder Familienmitgliedern plant.
9 bis 6 Monate vorher: Dienstleister & Details buchen
Jetzt beginnt die Umsetzungsphase: Ihr wählt konkrete Dienstleister aus, plant erste visuelle Elemente und sichert euch Termine für besonders gefragte Profis. Viele Anbieter sind frühzeitig ausgebucht – also lieber zu früh als zu spät buchen!
Dienstleister organisieren:
Fotograf:in & Videograf:in: Achtet auf Stil, Sympathie und Erfahrung – auch ein Vorgespräch oder Probeshooting ist hilfreich.
Musik & Technik: DJ, Live-Band oder selbst kuratierte Playlist? Bucht rechtzeitig und klärt Licht- und Tonbedarf.
Catering & Hochzeitstorte: Falls nicht über die Location – Menüvorschläge anfragen, Probeessen vereinbaren, Wunschgeschmack für Torte besprechen.
Floristik & Dekoration: Inspiration sammeln und mit Florist:in erste Ideen austauschen – vom Brautstrauß bis zur Tischdeko.
Styling: Friseur:in und Visagist:in für Braut und ggf. Begleitpersonen buchen – inkl. Probetermin.
Trauredner:in oder Ansprechperson für Kirche/Standesamt: Für eine freie Trauung frühzeitig Wunschredner:in anfragen.
Weitere Punkte:
Kleidung: Brautkleid auswählen (Liefer- und Änderungszeiten beachten), Bräutigamanzug planen.
Übernachtungen für Gäste: Hotels blocken oder Ferienwohnungen empfehlen – Infos am besten direkt mitschicken.
Save-the-Date: Wenn noch keine Einladung erfolgt ist, jetzt per Karte oder digital versenden (z. B. per Hochzeitshomepage mit Countdown & Infos).
Extra-Tipp:
Wenn ihr bereits an die Deko denkt: Viele Dienstleister bieten passende Mietartikel (z. B. Traubögen, Vasen) – fragt nach Kombipaketen oder spart mit DIY-Elementen.
6 bis 3 Monate vorher: Einladungen, Outfits & Ablauf
Jetzt wird’s konkret – die Planungsphase geht in die heiße Phase. In diesen Wochen bereitet ihr eure Gäste offiziell auf den großen Tag vor, kümmert euch um die optischen Details und beginnt mit der Feinarbeit im Ablauf.
Aufgaben im Überblick:
Einladungskarten verschicken: Spätestens 3 Monate vor dem Termin sollten die finalen Einladungen rausgehen. Achtet auf klare Infos zu Ort, Zeit, Dresscode, Übernachtung und ggf. Trauzeugen- oder Geschenkewünschen.
Papeterie gestalten: Menü-, Platz- oder Getränkekarten, Kirchenhefte oder Willkommensschilder – plant Gestaltung und Produktion frühzeitig.
Outfits für Begleitpersonen: Koordiniert Kleidung für Trauzeug:innen, Brautjungfern oder Kinder – je nach Stil und Wunsch entweder einheitlich oder farblich abgestimmt.
Eheringe auswählen: Ob klassisch, ausgefallen oder individuell graviert – rechnet mit Lieferzeit und evtl. einer Anpassung.
Probestyling buchen: Friseur:in und Visagist:in testen das Styling vorab – ideal 4–6 Wochen vorher, gern kombiniert mit einem Outfit-Anprobetag.
Menü & Getränke: Finale Abstimmung mit Caterer oder Location – ggf. mit Probeessen oder Weinverkostung.
Dekokonzept finalisieren: Farben, Blumen, Licht, Tischplan, ggf. Mietdeko – alles jetzt konkret planen oder mit dem Dienstleister abstimmen.
Ablauf skizzieren: Den Tagesplan grob festlegen – inkl. Zeiten für Ankunft, Zeremonie, Shooting, Essen, Programmpunkte und Party.
Organisatorisches:
Standesamtliche Unterlagen: Fristen und Dokumente prüfen – je nach Kommune gelten unterschiedliche Vorgaben.
Kirchliche oder freie Trauung: Texte, Musik, Ablauf und persönliche Elemente vorbereiten – Redner:in oder Pfarrer:in rechtzeitig einbinden.
Musik & Rechte (GEMA): Livemusik oder DJs anmelden, wenn öffentliche Aufführungsrechte betroffen sind – besonders bei Feiern mit Tanz.
Tipp:
Legt eine Kommunikationsmappe oder ein Google-Doc an, in dem alle Zuständigkeiten, Zeiten und Dienstleisterkontakte gesammelt sind. Diese könnt ihr später z. B. auch dem Trauzeugenteam übergeben.
3 bis 1 Monat vorher: Feinschliff & finale Vorbereitungen
Jetzt wird es ernst – die Hochzeit ist greifbar nah. In dieser Phase geht es um die Details, letzte Rücksprachen und um die mentale Vorbereitung. Je strukturierter ihr jetzt vorgeht, desto entspannter könnt ihr feiern.
Schritte im Detail:
Tagesplan finalisieren: Erstellt einen detaillierten Zeitplan mit Puffern – inkl. Transportzeiten, Ruhepausen, Zeit für Umziehen oder Pannen. Den Plan erhaltet auch Dienstleister und Begleiter:innen.
Sitzordnung & Tischplan: Sobald alle Zusagen vorliegen, könnt ihr die Platzverteilung planen – z. B. je nach Nähe zur Familie, Freundeskreis oder Interessen.
Letzte Rückmeldungen (RSVP): Fragt bei fehlenden Zu- oder Absagen persönlich nach, um Planungssicherheit zu haben.
Abstimmung mit Dienstleistern: Geht mit allen Beteiligten noch einmal den Ablauf durch – ideal per Checkliste oder Call: DJ, Fotograf:in, Catering, Floristik, Location, etc.
Musikauswahl: Songs für Zeremonie, Einzug, Auszug, Eröffnungstanz, Partyhighlights oder Abschlusstanz festlegen – ggf. mit dem DJ oder Musiker abstimmen.
Notfallset vorbereiten: Kleine Retter für den Tag – z. B. Blasenpflaster, Deo, Make-up, Nadel & Faden, Taschentücher, Sicherheitsnadeln, Traubenzucker, Aspirin.
Outfit-Anprobe: Letzte Änderungen am Brautkleid, Anzug oder Accessoires durchführen. Auch Schuhe einlaufen nicht vergessen!
Hochzeitsablauf besprechen: Briefing für Trauzeug:innen, Eltern oder Helfer – wer hat wann welche Aufgabe? (z. B. Ringe bereithalten, Reden halten, Kinder betreuen)
Emotionales:
Entspannung nicht vergessen: Gönnt euch auch Zeit zu zweit – etwa bei einem ruhigen Dinner, einem Spaziergang oder einem kleinen „Pre-Honeymoon“-Tag.
Check-in mit euch selbst: Gibt es noch offene Punkte, die euch stressen? Sprecht sie offen an – gemeinsam lösen ist besser als schweigen.
Letzte Woche & Hochzeitstag: Entspannen und organisieren
Die letzte Woche vor der Hochzeit ist geprägt von Vorfreude, kleinen finalen Vorbereitungen – und vor allem vom bewussten Runterschalten. Ziel: stressfrei und gut vorbereitet in den großen Tag starten.
Aufgaben in der Woche vor der Hochzeit
Pflege- und Beautytermine: Friseur, Maniküre, Pediküre, Rasur oder Massage – plant Wohlfühlzeiten für euch ein, die euch entspannen und auf den Tag einstimmen.
Check der Deko und Ausstattung: Letzter Überblick über Dekoration, Gastgeschenke, Namenskärtchen, Technik (z. B. Musikbox, Mikrofon, Beamer). Alles in Transportkisten vorbereiten und mit Helfer:innen abstimmen.
Wetterbericht prüfen: Schaut 2–3 Tage vorher regelmäßig auf die Prognose. Bei Regen ggf. Regenschirme, Pavillons oder Schuhwechsel vorbereiten – Plan B besprechen.
Kleidung & Accessoires: Alles komplett zurechtlegen: Brautkleid, Anzug, Schuhe, Schmuck, Schleier, Unterwäsche, Socken, Ersatzstrumpfhose, Taschentücher, Parfum. Einmal durchgehen, ob alles passt.
Kontaktliste erstellen: Telefonnummern aller wichtigen Personen (Dienstleister, Trauzeug:innen, Eltern, Notfallkontakte) griffbereit halten – analog oder digital.
Letzter Reminder: Menüwahl, Sitzordnung, Musikwünsche oder allergiebezogene Hinweise an Caterer, DJ oder Trauredner:in weitergeben.
Am Hochzeitstag selbst
Entspannter Start: Nehmt euch Zeit für ein gutes Frühstück – möglichst ohne Hektik, vielleicht mit ruhiger Musik oder einem kurzen Spaziergang.
Getting Ready & Übergaben: Zeit für Styling, Kleider anziehen, First Look oder persönliche Briefe einplanen – alles am besten mit Fotograf:in/Videograf:in abgestimmt.
Ablaufplan griffbereit halten: Übergibt den Tagesplan z. B. an die Trauzeug:innen oder eine:n Koordinator:in, damit ihr euch nicht ständig um den Ablauf kümmern müsst.
Genießen und loslassen: Euer Tag ist da! Lasst los, vertraut den Menschen um euch herum – und nehmt jede Emotion bewusst wahr. Die schönsten Momente entstehen oft dann, wenn man gar nichts erwartet.
Fazit: Mit einer Hochzeits-Checkliste strukturiert zur Feier
Eine gut strukturierte Hochzeits-Checkliste ist weit mehr als nur eine To-do-Liste – sie ist euer persönlicher Fahrplan durch eine emotionale und organisatorisch komplexe Zeit. Sie hilft euch, den Überblick zu behalten, Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Vom ersten Planungsschritt über die Buchung wichtiger Dienstleister bis hin zu den letzten Vorbereitungen kurz vor der Feier – jede Phase profitiert von klarer Struktur und realistischen Zeitplänen.
Besonders in den letzten Tagen vor der Hochzeit zeigt sich der Wert einer durchdachten Checkliste: Ihr wisst, was vorbereitet ist, wo noch Lücken bestehen und könnt euch gezielt auf die emotionalen Highlights konzentrieren, statt gestresst Aufgaben hinterherzulaufen.
Ob digital oder ausgedruckt: Eine Checkliste bringt Ruhe in den Kopf und macht die Vorfreude auf den großen Tag umso schöner.
Ihr plant euren großen Tag? Wir halten die schönsten Momente in natürlichen Fotos und emotionalen Videos fest – professionell, unauffällig und mit Blick fürs Detail.
Comments